Dirk Kilian, adh-Vorstand, begrüßte die Teilnehmenden und hielt aufgrund der großen Nachfrage fest, dass die Software Buchsys weiterhin in den Hochschulsporteinrichtungen weit verbreitet ist und im alltäglichen Hochschulsportprogramm an vielen Einrichtungen noch immer eine wichtige und tragende Rolle spielt. Er dankte in diesem Zusammenhang der Arbeitsgruppe Verwaltungssoftware für die Organisation dieses Netzwerktreffens sowie den beständigen Kontakt mit Buchsys-Entwickler Michael Schrader zum Austausch über den aktuellen Stand von Buchsys.
Der Sprecher der Arbeitsgruppe, Christian Mundhenk (FU Berlin), übernahm anschließend die Moderation und führte unterstützt von weiteren AG-Mitgliedern durch den Austausch.
Es wurden neue oder bisher eher unbekannte Funktionalitäten und deren Anwendungsmöglichkeiten vorgestellt sowie standortspezifische Prozesse, zum Beispiel zum Vertragsmanagement oder Kursleiterinnen- und Kursleiter-Abrechnungen, präsentiert.
Erfahrungsgemäß gibt es wenige Prozesse, die für alle Hochschulen gleichermaßen alle Anforderungen abdecken, gleichzeitig können aber verschiedene Best-Practice Beispiele unterschiedlicher Einrichtungen wertvolle Inspiration für eigene Veränderungsprozesse liefern.
Es entstand ein reger Austausch und ein gewisser Aha-Effekt stellte sich aufgrund neu gewonnener Erkenntnisse immer wieder unter den Teilnehmenden ein. So konnten gemeinsame Lösungen für die eine oder andere alltägliche Herausforderung gefunden werden.
Da sich im Laufe der Zeit immer mehr interessante und spezielle Themen auftaten, die in der Kürze der Zeit nicht alle besprochen werden konnten, wurden spontan Interessensgruppen gebildet, um sich separat nochmal bilateral oder in Kleingruppen austauschen zu können.
Die noch ungelösten Probleme und Wünsche wurden von der Arbeitsgruppe aufgenommen und sollen in einem nächsten Schritt mit Michael Schrader besprochen werden. Zudem ergab eine kurze Umfrage unter den Teilnehmenden den Wunsch einer weiterführenden Veranstaltung zu diesem Thema.