Nicht nur Sportreferentinnen und -referenten fanden sich unter den 18 Teilnehmenden, die sich mit den Aspekten, die es rund um die Organisation einer Veranstaltung zu beachten gibt, auseinandersetzten.
Mit Nina Zirke von der RWTH Aachen als Referentin informierte und leitete eine erfahrene und kompetente Person zum Thema Veranstaltungsorganisation das Seminar. Die Geschäftsführerin des Organisationskomitees der 10. Studierenden-Weltmeisterschaft Reiten 2012 in Aachen ließ uns an ihrem reichhaltigen Erfahrungsschatz teilhaben.
Veranstaltungs- und Eventmanagement mit Nina Zirke
Am Freitagnachmittag hieß es nach der Ankunft und Begrüßung zuerst einmal Vorstellen sowie Kennenlernen. Doch nicht nur Namen, der Bezug zum Hochschulsport und kleine persönliche Einblicke wurden ausgetauscht, sondern auch Erwartungen an das Seminar. Zuerst stellten die Teilnehmenden kurz die Veranstaltungen vor, welche von ihnen regelmäßig durchgeführt werden. Anschließend ging es dann in den ersten theoretischen Block über. Beginnend mit einer Diskussion über die Unterschiede zwischen einem Event und einer Veranstaltung, informierte Nina Zirke den Teilnehmenden anschließend über die vielfältigen Sportveranstaltungen an der RWTH Aachen. Anhand einer übersichtlich gegliederten Präsentation erläuterte sie die wichtigsten Aspekte, die „von der Idee über das Konzept hin zur Umsetzung“ einer Veranstaltung wichtig sind. Doch blieb es nicht nur beim bloßen Theoretisch-Konzeptionellen, immer wieder erzählte sie auch von konkreten Erfahrungen, Situationen und Ereignissen, die ihr zu den Themen einfielen. Auch die Teilnehmenden brachten sich immer wieder ein und erzählten von Erlebnissen bei Veranstaltungen, die sie selbst schon organisiert hatten. Auch Fragen, die dabei aufkamen, wurden umfassend von Nina Zirke beantwortet und rege von den Seminarteilnehmern diskutiert. So angeregt, dass der Freitagnachmittag wie im Flug verging und der Beginn der Abendveranstaltung anstand, bevor mit der Präsentation des ersten Workshops begonnen werden konnte.
Auf ging es vom LeonardoCampus in die Innenstadt. Dort empfing die Teilnehmenden ein „ewiger Student“ aus Münster und nahm sie mit auf eine Reise durch die Geschichte der Universitätsstadt. Von der Universitätsgründung ging es gedanklich und auch physisch zu verschiedenen Orten, die eine bedeutende Rolle in der Geschichte der vor über 200 Jahren gegründeten Hochschule spielten. Nicht nur Anekdoten hatte er dabei auf den Lippen, sondern auch immer ein passendes Lied. Da Neues lernen hungrig macht, ging es anschließend in ein uriges Gasthaus in der Altstadt Münsters, wo der erste Seminartag in gemütlicher Runde und Atmosphäre ausklang.
Workshops zur Veranstaltungsorganisation
Am Samstagvormittag ging es für die Teilnehmenden vom Diskutieren und Austauschen über zum eigenen Entwickeln von Ideen. Im Rahmen von drei verschiedenen Workshops setzten sie sich mit bestimmten Aspekten der Veranstaltungsorganisation in Gruppenarbeit vertieft auseinander. Nina Zirke führte jeweils kurz in die Themen ein. Anschließend wurden Fragen geklärt und die Aufgabenstellung präsentiert. Auf Plakaten gebündelt wurden die Ergebnisse anschließend dem gesamten Seminar vor- und zur Diskussion gestellt. Dabei wurden die Aspekte „ Von der Idee zur Umsetzung“, „Wirksame PR“ sowie „Sponsoring und Kommerz“ näher beleuchtet. Vor allem über die Grenzen von Sponsoring und Kommerz im Hochschulsport wurde diskutiert und Nina Zirke konnte die Teilnehmenden mit neuem, prägnantem Wissen über genaue Grenzen und Gesetzeslagen ausstatten. Im Gegensatz dazu herrschte beim Thema „Facebook – kritisches PR-Mittel“ zum Erstaunen der Referentin verhältnismäßig große Einigkeit unter den Teilnehmenden, die dieser Maßnahme positiv gegenüber eingestellt waren.
In der Abschlussdiskussion am Nachmittag konnten offenen Fragen angesprochen und geklärt werden. Für Nina Zirke und ihre studentische Mitarbeiterin Lea Thiekötter ging es nun wieder Richtung Aachen, für alle anderen Teilnehmer auf die Wiese vorm Seminarraum oder in die Sporthalle. Nach einem Tag voller Sitzen warteten die für die meisten noch unbekannten Sportarten Speedminton und Bogenschießen darauf, ausprobiert zu werden. Mit großer Neugierde machten sich die Teilnehmenden daran und ließen sich von der Begeisterung der Übungsleitenden anstecken. Anschließend brachen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen zu einem kleinen Spaziergang an den Münsteraner Aasee auf. Dort blieb bei Bratwurst, Grillkäse und selbstgemachtem Salat viel Zeit, um sich über das Gehörte, die eigenen Aktivitäten und alles was einen sonst noch so bewegte, auszutauschen.
adh-Themen und -Strukturen am Sonntagvormittag
Nach einer Erkundigung des Münster Nachtlebens fielen die Teilnehmenden müde ins Bett, um sich am Sonntagvormittag mit der Struktur des adh auseinanderzusetzten. Anschließend konnten sie die studentischen Vorstands- und Ausschussmitglieder über Speed-Datings befragen. Neben einem umfassenden Einblick in die eigene Arbeit vermittelten die Gremienmitglieder auch die Begeisterung, mit der sie ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit nachgehen. Darüber hinaus informierten sie über die aktuellen Inhalte der adh-Strukturdiskussion. Dabei machten sie vor allem darauf aufmerksam, welche Einflussmöglichkeiten die studentischen Mitglieder auf die Prozesse im adh haben. Zum Abschluss wurden noch offene Fragen geklärt, Wunschthemen für künftige Sportreferateseminare geäußert und eine Rückmeldung zum Seminar gegeben. Dabei war das Urteil durchgängig gleich: Ein tolles Seminar mit informativen und interessanten Inhalten zu einem spannenden Thema, geleitet von einer hervorragenden Referentin.
Den beiden Sportreferenten aus Münster, Sarah Vonhausen und Sönke Bargmann, gelang es, eine rundum perfekt organisierte Veranstaltung auf die Beine zu stellen, bei der die Teilnehmenden nie das Gefühl hatten, dass es ihnen an etwas fehlte. Voller Vorfreude auf kommende spannende Sportreferateseminare und Wiedersehen verstreuten sich die Teilnehmer am Sonntagnachmittag wieder in alle Richtungen.